Arrangement | Samspel

Det første ein må gjere er å definere ei målsetting for aktivitetsmessa. Denne målsettinga skal ein jobbe ut frå, og ho skal ligge som utgangspunkt for alle avgjerslene ein skal ta. Døme på målsetting: Få fleire barn og unge inn i organisert aktivitet. Dette anten som deltakar eller
som frivillig.

2. Avklar kven som er målgruppa

Det er fint å lage ei aktivitetsmesse som er open for alle, men det er avgjerande å definere ei målgruppe ein spesielt skal fokusere på. For aktivitetsmesser kan det vere naturleg å velgje målgruppa «alle barn og unge». Hugs å inkludere foreldra/føresette når barn er ein del av målgruppa.

3. Lag ei grovskisse av arrangementet

Det er viktig å lage ei grovskisse av korleis arrangementet skal sjå ut. Under følgjer døme på spørsmål ein kan stille seg sjølv for å kunne utarbeide grovskissa.

Kor mange organisasjonar og deltakarar ser du for deg skal delta?

Korleis skal organisasjonane på best mogleg måte få vist seg fram? Stands? Praktisk framsyning av aktiviteten dei driv med?

Bør det vere ei scene der all informasjon vert gitt i fellesskap? Skal det skje anna frå scena?

Bør det serverast mat og drikke?

Korleis ser eit passande lokale for dette ut?

samarbeidspartnarar

Budsjett

4. Finn samarbeidspartnarar og fordel oppgåver

Det er essensielt å ha gode samarbeidspartnarar når ein skal lage ei aktivitetsmesse. Ta kontakt med andre organisasjonar, kommunen, frivilligsentralen med meir. Det er mest truleg nokon av dei som vil vere med i ei arbeidsgruppe. Det kan vere ein fordel om ein klarar å få etablert ei arbeidsgruppe som består av personar frå både organisasjonar og det offentlege.

I arbeidsgruppa skal ein avklare kva som skal gjerast, kven som skal gjere det, og fristar for dei ulike oppgåvene. Døme på oppgåver kan vere underhaldning, bevertning/servering, marknadsføring, konferansier, osv. Dersom ikkje nokon frå det offentlege kan vere med, vil det likevel vere ein god idé å ha ein kontaktperson som har interesse av å halde seg oppdatert på arrangementet. Då er det større sjanse for at ein får bistand ved behov, og at ein kan lukkast i at inkluderingsarbeidet vert vidareført òg i etterkant av arrangementet.

Dato og lokasjon

5. Budsjett

Det er viktig å kartlegge kva ein trur ein vil nytte pengar på, kor mykje det vil koste, og korleis ein skal skaffe finansiering.

Her følgjer ei liste over utgifter som kan følgje med for å få gjennomført ei aktivitetsmesse:

- Leige av lokale
- Scene (lyd, lys, mikrofon)
- Bevertning/servering
- Underhaldning (DJ, konferansier)
- Diverse administrasjon (møtelokale i forkant, utskrift av informasjonsskriv, leige av ekstra
bord/stolar, dekor, plakatar, roll-upar)

Det er fullt mogleg å ikkje måtte nytte pengar på alle desse punkta. Lokalet kan ein kanskje få sponsa av til dømes kommunen? Er det ein DJ/konferansier som vil gjere arbeidet gratis? Er det lokale bedrifter som kan sponse arrangementet? Kan ein søkje støtte hos kommunen, sparebanken, eller internt i organisasjonane som deltek? Her gjeld det å tenkje utanfor boksen - det er nesten alltid mogleg å finne personar/bedrifter som ynskjer å bidra.

Rekruttering

6. Avklar dato og lokasjon

Noko som er vesentleg å avklare tidleg er tidspunkt og lokasjon. Vel ein dato som vil passe for både målgruppa og dei som skal vere frivillige på messa. Sjekk at det ikkje er andre arrangement for målgruppa på same tidspunkt. Lokalet må vere passande til tal deltakarar ein trur vil komme. Dekkjer
lokalet behovet for stolar, bord, scene, mingleområde osv.? Tenk òg nøye gjennom om det vil vere føremålstenleg å velgje helg eller vekedag, på formiddag, ettermiddag eller kveld.

7. Rekruttering

No startar arbeidet med å vekke interesse hos både frivillige organisasjonar og deltakarar. Først må ein rekruttere flest mogleg organisasjonar med på arrangementet for å sikre at eit minimum tal organisasjonar kjem til å stille opp. Slik veit ein om ein har grunnlag for å gå vidare med
arrangementet. Deretter kan ein starte marknadsføringa ut mot deltakarane. Om ein lukkast i å skape blest om arrangementet, vil mest truleg fleire lag og organisasjonar melde si interesse etterkvart.

Den mest effektive måten å nå organisasjonar på, er å ta direkte kontakt med dei, helst ansikt til ansikt eller per telefon. Ein kan då forklare konseptet, kva målsettinga er, og fortelje kva organisasjonen sjølv kan få ut av å bli med. Dei fleste vil vere interesserte i å få fleire medlemmer/frivillige og å nå ut til et større publikum med aktiviteten sin.

Om ein bur på ein stad med veldig mange organisasjonar er det naturleg å sende ut e-post for å klare å nå alle saman. Det vil her vere særleg føremålstenleg å fokusere på kva organisasjonane får ut av deltakinga heller enn å legge vekt på kva målgruppa vil få ut av det. Eit tips er å be om ei tilbakemelding frå organisasjonane uansett om dei ynskjer å delta eller ei, gjerne innan eit visst tidspunkt. Ein vil då spare ressursar ved å lettare kunne følgje opp organisasjonane ut frå interessa dei syner.

Alle organisasjonane som har gitt tilbakemelding på at dei ynskjer å vere med må få vite kva som er venta av dei, og dei må òg gi ei tilbakemelding om kva dei treng frå arrangøren under arrangementet. Dei skal gjerne ha stand? Vise fysisk fram aktiviteten sin? Ta med seg listar der dei skriv ned kontaktinformasjonen til potensielle nye medlemmar? Skal dei ha presentasjon frå scena?

Marknadsføring

8. Marknadsføring

Det ein ynskjer å oppnå gjennom marknadsføringa er å informere flest mogleg i målgruppa om arrangementet, og gje dei motivasjon til å delta.
Ein bør nytte fleire plattformer for marknadsføring av arrangementet. Det kan vere lurt å gi ut informasjon via plakatar og flygeblad. Desse kan henge/delast ut på stader der målgruppa oppheld seg (skule, butikkar, møteplassar, med meir). Det er òg viktig å nytte sosiale medium og då særleg Facebook.

Det er naturleg å lage ein event / ei hending der deltakarane finn all den informasjonen dei treng. Plakatar/flygeblad bør innehalde namnet på Facebook-hendinga og syne til at ein der kan finne meir informasjon. Hugs likevel at det alltid vil vere nokon som ikkje har tilgang til Facebook, og for dei bør og all informasjonen ligge på ei nettside. Korleis ein skal løyse dette på best mogleg måte kjem an på kven som er arrangør. Dei fleste organisasjonar/kommunar har allereie ei heimeside der denne informasjonen kan verte posta.

Det kan òg vere lurt å prøve å få omtale av aktivitetsmessa i lokale medium. Forhåpentlegvis er dette interessant for til dømes lokalavisa. Dersom arrangementet vert annonsert der, vil ein nå endå fleire potensielle deltakarar. Det er òg positivt dersom lokalmedia vil dekkje sjølve arrangementet.
Det er særleg viktig å formidle informasjon ved å ta kontakt personleg med anten målgruppa direkte eller med nokon som står målgruppa nær.

Når barn og ungdom er i målgruppa vil det vere naturleg å ta kontakt med skulane i området. Prøv å finn gode kontaktpersonar som vil informere klassane sine om arrangementet og oppmode dei om å delta.

Korleis nå dei som treng det mest?

Dessverre er det slik at mange av dei i målgruppa som har størst behov for eit aktivitetstilbod ikkje møter opp på slike arrangement. Ein må jobbe litt ekstra for å få dei til å delta og for å få dei inn i aktivitet. På skulen veit sannsynlegvis lærarane kva elevar som ikkje allereie er med på aktivitetar i kvardagen.

Det er fullt mogleg å be dei informere og oppmode desse elevane litt ekstra. Òg på NAV, vaksenopplæringa og andre steder bør ein ta kontakt med tilsette og oppmode dei om å informere dei som treng det mest. Det er ofte desse tilsette som sit på nøkkelen til å nå dei som har størst behov.

Korleis ein kan nå dei som treng det mest på aktivitetsmessa kan du lese meir om i under.

organisere frivilligheit

Lag køyreplan

9. Organisere frivillige til arrangementet

For å gjennomføre ei aktivitetsmesse vil det vere behov for at frivillige tek på seg ulike oppgåver. Kor mange frivillige det bør vere er naturleg nok avhengig av storleiken på arrangementet, men som oftast vil ein trenge:

- Ein som ynskjer alle velkommen og gir ut eventuell informasjon deltakarane bør ha.
- Ein konferansier (kan vere den same som ynskjer velkommen)
- Ein DJ eller liknande som har ansvar for musikk/lyd
- Ein eller fleire personar som kan lage/servere mat.
- Minst ein av arrangørane bør ha ei fri rolle og ta ansvar for eventuelle uventa oppgåver som kan
dukke opp undervegs.

Eit tips er å be deltakande organisasjonar om å ha med seg ein ekstra person som kan utføre diverse oppgåver for arrangøren ved behov.

10. Lag ein køyreplan

Kva skal gjerast før, under og etter arrangementet, kven skal gjere det, og når skal det bli gjort? Dette er detaljar som er lurt å skrive ned i ein køyreplan.

Det gjer det enklare for arrangøren å halde kontroll over kven som er ansvarlege for kva oppgåver. Det kan vere ein fordel å notere ned telefonnummeret til alle som har ein funksjon under arrangementet slik at det er lett å få tak i dei ved behov.
Køyreplanen kan gjerne delast ut til alle frivillige på arrangementet.

Her et eit døme på oppgåver som kan vere med i ein køyreplan, og korleis denne kan sjå ut:

utstyr

Mal til køyreplan finn du her

11. Utstyr

Tenk gjennom kva slags utstyr som er naudsynt på aktivitetsmessa. Dette kan vere høgtalarar, mikrofon, lyd, lys, datamaskin, bosspann, bord, stolar med meir. Uansett kva utstyr ein treng vil det mest truleg vere mogleg å låne mykje av det, kanskje av dei som leiger ut lokalet eller frå nokon av dei andre organisasjonane som skal delta?

Tips: Om arrangementet skal vere utandørs vil det vere lurt å ha telt eller noko anna å kunne
opphalde seg under, særleg ved dårleg ver.