Følg oss her:

  • w-facebook
  • Twitter Clean

Finansiert av Gjensidigestiftelsen

Arrangement på 1.2.3

Her finner du informasjon om kva du skal gjere før, under og etter eit arrangement. 

Etter at ei aktivitetsmesse er gjennomført står det framleis att viktig etterarbeid.

 

Evaluering

Tilbakemeldingar frå deltakarane
Støtt organisasjonane med oppfølging
Avtale ny aktivitetsmesse

 

 

Evaluering

Først av alt bør ein byrje med ei evaluering av arrangementet. Grunnen til at ein startar med dette er for å sette ord på refleksjonane ein sitt att med medan dei framleis ligg friskt i minne. Å sende ut eit evalueringsskjema til alle organisasjonane som deltok er ein god start. Dess snarare ein sender ut
skjemaet, dess større svarprosent vil ein få. Døme på spørsmål ein kan stille:


- Korleis var det å delta på aktivitetsmessa?
- Fekk de god kontakt med deltakarane? Er det nokon som skal bli med i aktiviteten dykkar?
- Kva kunne vi som arrangørar ha gjort betre/annleis?


Etter kvart som organisasjonane leverer attende sine evalueringar bør ein samle desse og skrive ned hovudpunkta/fellestrekka i desse.


Det er òg vesentleg å evaluere seg sjølv. Arbeidsgruppa/arrangør bør reflektere rundt arbeidet som vart gjort i forkant av og under arrangementet, og samle dette som ei eiga evaluering. Om ein skal
gjennomføre ei ny aktivitetsmesse eller liknande arrangement, vil desse evalueringane danne
grunnlaget for å kunne lukkast endå betre.

 

Tilbakemeldingar frå deltakarane

Generellt

Ein må gå gjennom alle tilbakemeldingane ein mottek på aktivitetsmessa (postkassa, sjå «korleis nå dei som treng det mest?») (lenke).

Svara bør oppsummerast i eit dokument. I desse tilbakemeldingane kan ein finne mykje informasjon som kan vere nyttig for både organisasjonar og kommunen. Om det til dømes er konkrete aktivitetar deltakarane saknar, eller om det kjem fram at transport er eit stort hinder for aktivitet, så er dette viktige detaljar å synleggjere.

 

 

Individuelle utfordringar
Dei personlege tilbakemeldingane gjer òg at vi kan ta tak i utfordringane på individnivå. Gjennom tilbakemeldingane kan ein fange opp dei einskildindivida som har størst behov for å finne seg ein organisert aktivitet, og gje dei konkrete tilbod i kvardagen. Ved å hjelpe desse personane kan vi vere med på å forhindre utanforskap.

Ein god måte å gjere dette arbeidet på er å sjå på alle tilbakemeldingsskjemaa der det er gitt tillating til å ta kontakt. Finn ut kven det er mogleg å hjelpe. Om det er nokon som er interessert i ein aktivitetsom allereie eksisterer er det lurt å be den aktuelle organisasjonen ta kontakt direkte. Det er ikkje uvanleg at det eksisterer aktivitetstilbod i nærmiljøet som fleire ikkje veit om.

Nokon nemner gjerne utfordringar som dårleg økonomi, mangel på transport, eller at dei ikkje får lov å delta av føresette som årsaker til at dei ikkje deltek i ein fritidsaktivitet. Her må ein finne eigne løysingar for kvar einskild person. Utfordringar kring økonomi kan ein gjerne ta opp direkte med den organisasjonen som vedkomande ynskjer å verte med i. Kanskje vedkomande kan sleppe å betale kontingent det første året, eller kanskje det finnest brukt utstyr som ein kan låne gratis? Har kommunen dei bur i kanskje ei eiga støtteordning til barn og ungdom som vil ut i aktivitet? Har kommunen, frivilligsentralen eller biblioteket utlånsordningar for utstyr?

 

Ved utfordringar knytt til transport bør ein særleg sjå på moglegheiter til samkøyring. Her vil gjerne trenarar/aktivitetsleiarar vite korleis deira deltakarar kjem seg til og frå aktivitet, og dermed kunne hjelpe med å opprette kontakt mellom foreldre/føresette. Nokre aktivitetsleiarar vil kanskje òg sjølv kunne bistå med transport ved behov? Nokon deltek ikkje i enkelte fritidsaktivitetar fordi foreldra/føresette ikkje ynskjer det. Det kan vere fleire grunnar til akkurat dette, men i mange tilfelle kan ein endre desse haldningane ganske enkelt. Det er viktig at dei føresette forstår aktiviteten. Inviter dei gjerne med for å sjå på ei trening og ver tilgjengeleg for å svare på spørsmål. Er det mogleg å lage/få tak i informasjonsskriv på ulike språk? Dette kan vere til god hjelp opp mot føresette med innvandrarbakgrunn. Eit anna tips kan vere å samarbeide med organisasjonar for/med innvandrarar som kjenner til målgruppa, kultur og språk,eller få andre i aktiviteten med same bakgrunn til å snakke med dei føresette som er usikre på barna si deltaking. Det finnest mange andre utfordringar som kan vere til hinder for å delta i aktivitet. Diskuter gjerne ulike løysningar med personar frå arbeidsgruppa og/eller nokon som er med i aktiviteten som er aktuell. Veldig ofte er det snakk om problemstillingar som ein saman kan finne gode løysningar på.

Støtt organisasjonane med oppfølging

Eit par veker etter aktivitetsmessa kan det vere nyttig å ta kontakt med dei deltakande organisasjonane og spørje om dei har fått nokon fleire deltakarar på aktivitetane sine, og i så fall korleis det går med dei. Her er det vanleg å få mange ulike svar. Nokon har gjerne mange i full aktivitet, medan andre har ikkje kome så langt at dei har kontakta dei som synte interesse under aktivitetsmessa. Organisasjonar som opplever utfordringar med å inkludere nye deltakarar manglar gjerne kunnskapen eller ressursar til å finne løysningar. Då eksisterer det mange gode verktøy og ulike tips organisasjonar kan dra nytte av, men det kan vere vanskeleg å vite kvar ein kan finne desse. På denne nettsida, under fana
"Inkluderingsarbeid", kan ein finne nokre enkle, men effektive, tips.

 

Avtale ny aktivitetsmesse

Er det ynskjeleg å gjennomføre ei ny aktivitetsmesse ved eit seinare høve? Om ein ikkje har diskutert dette allereie, bør en gjere det som ein del av evalueringa. Om en finn ut at arrangementet skal vidareførast, er det ein føremonn å avtale når den neste planleggingsfasen skal starte. Dette gjer det føreseieleg for deltakarane i arbeidsgruppa, og det er større sjanse for at alle vert med neste gong òg. Informer gjerne alle dei deltakande organisasjonane når avgjersla er teken, slik at dei òg prioriterer å delta ved neste høve.